Rückblick Expertenforum Personalmanagement 2019: Neues vom EBMS

June 12, 2019 11:16 AM

Ein Thema, das uns sehr am Herzen liegt, ist das EBMS, unser Basis-Bewerbermanagementsystem mit Empfehlungsfunktion. Auf dem Offenen Expertenforum Personalmanagement haben wir den Ist-Stand der Software präsentiert und die neuesten Features vorgestellt, die wir auf Wünsche unserer Nutzer entwickelt haben.

EBMS-Funktionen stand Mai 2019

Seit Anfang Februar diesen Jahres können Empfehlungsbund-Mitglieder unser schlankes Bewerbermanagementsystem nutzen. Das EBMS verbessert die Bewerberkommunikation deutlich! Die Bewerber unserer Nutzer sind über jeden Schritt ihres Bewerbungsprozesses informiert. Außerdem ermöglicht es unseren Nutzern ihre Bewerbungseingänge unter konsequenter Einhaltung der aktuellen Richtlinien der DSGVO zu optimieren. Und natürlich optimiert das EBMS die Vergabe von Empfehlungscodes und erlaubt damit den Community-Gedanken der Fachkräftesuche in der Gemeinschaft noch besser gerecht zu werden.

Im Detail hilft das EBMS durch sein standardisiertes Vorgehen in diesen Punkten:

  • Bewerber systematisch im Prozess zu steuern

  • Keinen Bewerber vergessen durch Erinnerungsfunktionen

  • Gemeinsame Bewertungen/Kommentierung und Dokumentation von Beobachtern (Recruiter, Führungskräfte, Fachkräfte)

  • Statistische Auswertungen

  • Kommunikation mit Bewerbern transparent zu gestalten

  • Automatisierte Kommunikation entsprechend des aktuellen Bewerberstatus

  • Neue Datenschutzverordnung einzuhalten; Auftragsverarbeitung

  • Bewerberdaten zu exportieren (HRXML; PDF)

  • die Verwendung von Empfehlungscodes zu vereinfachen

Heute hat das EBMS bereits acht Nutzer und 12 weitere Unternehmen, die es demnächst auch nutzen wollen. Mithilfe der Rückmeldungen der Nutzer entwickeln wir unser BMS immer weiter, denn wir haben ein großes Ziel: Das EBMS soll so gut werden, dass 80% der Empfehlungsbund-Mitglieder, die kein eigenes BMS nutzen, unser Bewerbermanagementsystem nutzen!

Daten der bisherigen Anwendung

Seit dem Start des EBMS sind bei den Nutzern bis zum Expertenforum Personalmanagement 2.092 Bewerbungen ins EBMS eingegangen. Mit 393 dieser Bewerber hat bereits ein persönliches Interview stattgefunden. Die Einstell-Quote nach dem Interview liegt bei 31%, das heißt, dass 59 Personen eingestellt wurden. 1.455 Bewerbern wurde abgesagt. 39 von ihnen erhielten den Empfehlungscode 1 und 572 den Empfehlungscode 2. Die Codes werden den Bewerbern den Zugang zu einem Stellenangebot innerhalb der Communitys des Empfehlungsbundes erleichtern. 

Quoten bisheriger Bewerbungseingänge über das EBMS

Quoten bisheriger Bewerbungseingänge über das EBMS

Eine Aufgabe des EBMS ist es, dem Bewerber ein gutes Bewerbungsverfahren zu bieten, während dessen er sich wertgeschätzt fühlt und das er in guter Erinnerung behält. Hierfür ist es unter anderem wichtig, in angemessener Zeit auf die Bewerbung zu reagieren und mit dem Bewerber zu interagieren. Eine Eingangsbestätigungsmail bekommt der Bewerber durch das EBMS automatisch direkt nach seiner Bewerbung. Ebenfalls erfreulich ist es, dass bei unseren EBMS-Nutzern vom Bewerbungseingang bis zum Umlauf der Bewerbung im Schnitt nur zwei Tage vergehen. Diese Dauer liegt in einem optimalen Zeitraum. Das bestätigt auch unsere Kanaleo-CandEx Umfrage mit 1400 Teilnehmern, die wir im Zeitraum der letzten 365 Tage befragen konnten. 97% der Teilnehmer gaben an, dass eine Dauer von 1-7 Tage für ein erstes qualifiziertes Feedback angemessen sei.  Diese kurze Reaktionszeit wird durch das EBMS unterstützt - Recruiter und Beobachter haben immer den Überblick und wissen, welche Entscheidungsmöglichkeiten zum jeweiligen Zeitpunkt sinnvoll sind.Auch die Zeit bis zur Absage ist für die Erfahrung des Bewerbers entscheidend: Durch das EBMS muss er nicht lange warten.

Verweildauer der Bewerber im Prozess

Verweildauer der Bewerber im Prozess

Funktionsupdate 1: Mitwirkung des Betriebsrates

Unternehmen mit einem Betriebsrat können diesen nun innerhalb des EBMS über die Bewerbungsverfahren informieren. Der Recruiter erstellt eine Liste aller Bewerber auf eine Stellenanzeige und markiert den A-Kandidaten (der eingestellt werden soll), den B-Kandidaten (der eingestellt werden soll, wenn der A-Kandidat abspringt) und die Absagen. Der Betriebsrat hat nun die Möglichkeit, ein Veto zu dieser Entscheidung auszusprechen. Der Vorteil dieses neuen Features ist, dass die Abstimmung mit dem Betriebsrat nun unkompliziert innerhalb des Systems stattfindet.

Funktionsupdate 2: Schnittstelle für E-Mail-Bewerbungen

Innerhalb des EBMS können nun Postfächer eingerichtet werden. Geht eine Bewerbung per E-Mail ein, muss der Recruiter diesen Bewerber nicht mehr händisch erstellen, sondern die Bewerbung wird an das EBMS-Postfach weitergeleitet und der Bewerber wird automatisch angelegt. Integriert ist auch ein Spam-Filter, der sicherstellt, dass nur Bewerbungen in das Postfach eingehen. Durch die neue Schnittstelle wird dem Recruiter die Arbeit erspart, Bewerber anzulegen.

Funktionsupdate 3: Recruiter Assistenz

Recruiter können dank des neuen Features für jede Bewerbung individuell nach Bedarf eine Recruiter-Assistenz hinzufügen. Diese hat mehr Rechte als ein regulärer Beobachter: Die Assistenz-Rolle kann Termine mit dem Bewerber vereinbaren, Testaufgaben stellen und Absagen schreiben. Der Recruiter beginnt also mit dem Anlegen des Bewerbers, gibt dann einen Teil des Bewerbungsprozesses an die Recruiter-Assistenz weiter und trifft danach die endgültige Entscheidung. Auf diese Weise können Recruiter die zukünftigen Vorgesetzten des Bewerbers besser einbeziehen.

Ausblick

Unser Rückblick zum Expertenforum Personalmanagement 2019 ist hiermit fast abgeschlossen: Wir berichteten über den Empfehlungsbund-Effekt, den aktuellen Gehlatsbenchmark, die neuen EB-SmartLinks und über die Neuerungen am EBMS. Freuen Sie sich noch über den Rückblick unseres letzten Themas: den aktuellen Personalmarketing-Trends, denen wir in offenen Diskussionsrunden auf die Spur gekommen sind.