Assistenz (m/w/d)*

In deiner Rolle als Assistenz (m/w/d)* sorgst du dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft und unterstützt verschiedene Business Units bei organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben. Mit deinem Organisationstalent, deiner Serviceorientierung und deinem Blick fürs Wesentliche hältst du Kolleg:innen den Rücken frei und trägst dazu bei, dass Zusammenarbeit effizient und erfolgreich funktioniert. Dabei erwarten dich abwechslungsreiche Aufgaben, moderne Arbeitsweisen und ein Team, das sich gegenseitig unterstützt. GISA. Join our Team. For a Balanced Life.

Was dich bei uns erwartet

• Unterstützung verschiedener Business Units innerhalb eines Assistenzteams 
• Organisation des Büroalltags, z. B. Bearbeitung von Postein- und -ausgang, Anmeldung und Abholung von Besucher:innen, Korrespondenz, Archivierung
• Koordination und Organisation von Terminen mit internen und externen Ansprechpartner:innen
• Planung und Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen inklusive Erstellung von Reiseanträgen, Kostenübernahmen und Bewirtungsbelegen
• Erstellung von Bestellanforderungen sowie Bearbeitung administrativer Vorgänge, beispielsweise im Zusammenhang mit Neueinstellungen oder Mehrarbeit
• Erstellung von Protokollen, Präsentationen und weiteren organisatorischen Unterlagen

Was du mitbringen solltest

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Verwaltungsfunktion
• Sehr gute Kenntnisse in den gängigen Office-Anwendungen sowie Interesse an Digitalisierung, KI-gestützten Arbeitsweisen und virtueller Zusammenarbeit
• Sicheres, serviceorientiertes und freundliches Auftreten und selbständige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Diplomatie und Empathie im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpersonen und Hierarchieebenen
• Organisationstalent, hohe Zuverlässigkeit und ein gutes Gespür für Prioritäten
• Gutes Selbstmanagement sowie Belastbarkeit auch in arbeitsintensiven Situationen
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie idealerweise gute Englischkenntnisse