Im Frühjahr 2025 wurden einige neue Funktionen im Empfehlungsbund Bewerbermanagementsystem (EBMS) hinzugefügt.
PDF-Editor aktualisiert - Passwortgeschützte PDFs & Copy&Paste Funktion
Im Zuge des letzten Updates wurde die Javascript-Bibliothek zum Betrachten von PDFs aktiviert. Damit sollten kleinere Anzeigefehler von individuellen PDFs verbessert werden. Andererseits ist es nun möglich, Passwortgeschützte PDFs anzusehen. Einige wenige Bewerbende haben ihre Bewerbungsunterlagen mit einem Passwort versehen. Falls der PDF-Anzeiger des EBMS ein Passwortgeschütztes PDF lädt, erhalten Sie nun die Möglichkeit das Passwort direkt zu hinterlegen. Schauen Sie im Anschreiben oder in Nachrichten des Kandidaten:in, um dort ein Passwort zu erhalten. Dieses können Sie dann eingeben und damit das PDF freischalten. Das EBMS merkt sich im Hintergrund dieses Passwort, damit andere EBMS-Nutzer:innen Ihrer Firma dies nicht noch einmal tun müssen. Außerdem erfolgt dann erneut eine Analyse des PDFs, falls die Funktion CV-Parsing aktiviert ist, und die "Zusammenfassung" wird mit dieser entschlüsselten Datei erneut erzeugt.
Außerdem wurde das Markieren von Textstellen und damit die Möglichkeit, bestimmte Passagen zu kopieren, vereinfach und verbessert.
Beta: API-Zugang für ihre eigenen Integrationen
Auf Kundenwunsch wurde nun eine API (Schnittstelle) ins Leben gerufen, die aktuell 2 wichtige Funktionen unterstützt:
- Abrufen von Stelleninformationen Ihrer geschalteten Stellen & Zusatzinformationen wie Kurzfragen, Ansprechpartner usw.
- Anlegen von neuen Kandidaten direkt ins EBMS
Damit sollte es möglich sein, eigene Bewerbungsformulare für Ihre Karriereseite zu programmieren. Im Bedarfsfall können noch weiter API-Endpunkte dazu kommen.
Falls Sie Interesse an einer API-Integration haben, melden Sie sich bitte bei Ihrem Community-Manager, damit diese Beta-Funktion für Sie aktiviert wird.
Die API liegt außerdem im maschinenlesbaren Dokumentationsformat "Swagger" vor, sodass die Integration von Dienstleistern o.d.g. leicht von statten gehen sollte.
Beta: Kalenderpostfach für Termine die Sie selbst planen
Eine weitere Beta-Funktion, die Sie gerne in Absprache mit Ihrem Community-Manager aktivieren können, ist die Umkehrung der Terminplanung. Standardmäßig ist es so, dass Termine im EBMS geplant werden, bzw. Terminabfragen eingerichtet werden, das EBMS dann in Ihrem Auftrag Einladungen an alle Teilnehmenden verschickt.
Nun gibt es eine neue Funktion. Dadurch entfällt die Terminplanung im EBMS, sondern Sie planen Termine normal in Ihrem Outlook/Gmail/Teams, laden sowohl Mitarbeitende Ihres Unternehmens, als auch die Kandidatin selbst ein. Dazu noch eine neue zusätzliche E-Mail "termine-XXXXX@bms.empfehlungsbund.de". Damit spielt das EBMS Mäusschen und erhält diese Terminladung auch, zeigt diese dann in der Akte und Statusseite mit an, und schaltet Beobachter/Führungskräfte für das Feedbackformular im Anschluss an das Interview frei. Damit entfällt auch jegliche E-Mail-Kommunikation in Bezug auf das Vorstellungsgespräch. Sollten Sie den Termin bearbeiten oder Absagen, so erhält das EBMS ebenfalls diese Information und aktualisiert die Akte entsprechend.
Mehr Informationen dazu finden Sie demnächst im FAQ des Forums.
Schwerbehinderung: Abfrage im Bewerbungsformular des Stellenwidgets
Sollte Ihre Organisation die Zusatzfunktion "Schwerbehindertenvertretungen" aktiviert haben, so wird nun im Bewerbungsformular ihrer Stellenwidgets eine entsprechende Checkbox angezeigt mit Ausklappfeld zur Angabe von Details:
E-Mails zum 1. Arbeitstag: Mehrere Ansprechpartner als Empfänger auswählbar
Bei der Verwalten der E-Mail-Vorlagen, die nach Einstellung eines Kandidaten versendet werden (Hinweis zu Einstellung, Hinweis auf Anlegen eines Mitarbeiteraccounts, Datenschutz, Lohnsteuer usw.), war es bisher möglich, eine E-Mail-Adresse als Empfänger zu hinterlegen.
Nun können Sie dort eine Liste an hinterlegten Mitarbeiterprofilen, und damit mehrere Ansprechparter, hinterlegen, die eine bestimmte E-Mail erhalten sollen:
Fehlende E-Mail-Kommunikation im EBMS nachtragen
Meist findet die schriftliche Kommunikation mit Bewerbenden fast ausschließlich über das EBMS statt (Durch Funktionen wie Nachricht senden, Antwort-Postfach, an die Bewerbende schreiben). Im Einzelfall gab es aber dann doch mal die eine oder andere direkte E-Mail zwischen Mitarbeitenden und Kandidaten.
Diese können Sie nun über die Aktion "Fehlende E-Mail nachtragen" aus dem Aktionsmenü heraus hochladen. Exportieren Sie dazu die E-Mail mittels Ihres Outlooks als "Ablage" -> "Speichern Unter" -> "E-Mail-Nachricht" als EML bzw. MSG Datei, und laden Sie sie dann hoch. Das EBMS fügt diese dann in die Versandhistorie mit ein.
